Rekisteri- ja tietosuojaseloste (GDPR)

Tämä on Gemme sisältötoimiston (EL Sisältöstudio Oy) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 13.02.2020.

1. Rekisterinpitäjä

GEMME Sisältötoimisto | EL Sisältöstudio Oy
Y-tunnus: 3110132-2
Juuritie 7, 03100 Nummela

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Rekisterin ylläpitäjä ja tietosuojavastaava:

Essi Lehtimäki,
essi.lehtimaki(at)gemme.fi,
gsm 050 540 0099

3. Rekisterin nimi

Sidosryhmärekisteri:

Uutiskirjeen tilanneet tai oppaan ladanneet käyttäjät, jotka ovat antaneet tässä yhteydessä hyväksyntänsä postituslistalle liittämiseen. Yrityksen yhteistyökumppanit yhteyshenkilöineen.

Asiakasrekisteri:

EL Sisältöstudio Oy:n olemassa olevat asiakkaat sekä sähköistä ajanvarausta käyttäneet.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

– henkilön antama suostumus (esim. sähköisellä lomakkeella kerätty)
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim.asiakassuhde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sidosryhmärekisteri:

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on uutiskirjeen lähetys tilaajille sekä mainonnan kohdistaminen. Uutiskirjeen tarkoitus on tarjota hyödyllistä tietoa sekä tiedottaa uusista tuotteista, palveluista ja tapahtumista.

Asiakasrekisteri:

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, uusista tuotteista tai palveluista tiedottaminen, mainonnan kohdistaminen sekä sopimuksen täytäntöön panemiseen ja laskutukseen liittyvät asiat.

5. Rekisterin tietosisältö

Sidosryhmärekisteriin tallennettavia tietoja:

– yhteystiedot (sähköpostiosoite on pakollinen)

Seuraavia tietoja saatetaan kerätä:

Nimi,
puhelinnumero,
yritys/organisaatio

Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja:

Asiakasrekisteriin kerätään välttämättömät tiedot asiakassuhteen hoitamista ja sopimuksen täytäntöönpanoa varten. Tämä käsittää seuraavat tiedot:

– yrityksen / organisaation / henkilön nimi
– yrityksen ja yhteyshenkilön yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite)
– laskutustiedot
– tiedot tilatuista palveluista ja muista ostoista
– www-sivustojen osoitteet ja tunnukset (mikäli tiedot ovat tarpeen tuotettavan palvelun kannalta)
– tunnukset / profiilit sosiaalisen median palveluissa (mikäli nämä ovat osa asiakkaalle tuotettavaa palvelua)
– muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
Tietoja säilytetään vähintään kuusi vuotta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Tietoja saatetaan täydentää tarvittavilta osin julkisista lähteistä (esim. yrityksen omat www-sivut, YTJ ja PRH) saatavilla tiedoilla.

Käytämme kolmannen osapuolen evästeitä (Google, Facebook) palveluiden kehittämiseksi, kävijäseurantaan sivustolla, mainonnan kohdentamiseen sekä kehittääksemme sivujamme käyttäjäystävällisemmiksi. Evästeiden keräämä data on meille anonyymia, mutta kolmas osapuoli saattaa analysoida ja yhdistää dataa esimerkiksi mainonnan kohdentamiseen. Evästeitä
käytetään, jos käyttäjä on antanut tähän suostumuksen sallimalla evästeiden tallennuksen Internet-selaimensa asetuksissa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle (esim. pilvipalvelut), mutta tällöin on varmistettu, että nämä kolmannet osapuolet ovat sitoutuneet noudattamaan yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia tavoilla,
joilla varmistetaan riittävä tietosuoja henkilötietojen käsittelylle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden/yhteistyökumppanien toimesta, joiden työnkuvaan palvelun tuottamiseksi asiakkaalle se kuuluu. Vaitiolovelvollisuus sitoo kaikkia asiakastietoja käsitteleviä tahojamme.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen info(at)gemme.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Rekisteröidyillä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen info(at)gemme.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).